Cách ghi số hiệu văn bản hành chính đúng chuẩn pháp luật
Việc ghi số, ký hiệu (hay được gọi chung là số hiệu) văn bản hành chính hiện nay phải tuân thủ quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP, cụ thể như sau:
**Số của văn bản hành chính là số thứ tự văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm được đăng ký tại Văn thư cơ quan theo quy định. Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả Rập.
Lưu ý, trường hợp các Hội đồng, Ban, Tổ của cơ quan, tổ chức (gọi chung là tổ chức tư vấn) được ghi là “cơ quan ban hành văn bản” và được sử dụng con dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức để ban hành văn bản thì phải lấy hệ thống số riêng.
**Ký hiệu của văn bản hành chính
Ký hiệu của văn bản bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước có thẩm quyền ban hành văn bản:
– Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức hoặc lĩnh vực do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu.
– Chữ viết tắt tên loại văn bản:
|
STT |
Tên loại văn bản hành chính |
Chữ viết tắt |
|
1. |
Nghị quyết (cá biệt) | NQ |
|
2. |
Quyết định (cá biệt) | QĐ |
|
3. |
Chỉ thị | CT |
|
4. |
Quy chế | QC |
|
5. |
Quy định | QyĐ |
|
6. |
Thông cáo | TC |
|
7. |
Thông báo | TB |
|
8. |
Hướng dẫn | HD |
|
9. |
Chương trình | CTr |
|
10. |
Kế hoạch | KH |
|
11. |
Phương án | PA |
|
12. |
Đề án | ĐA |
|
13. |
Dự án | DA |
|
14. |
Báo cáo | BC |
|
15. |
Biên bản | BB |
|
16. |
Tờ trình | TTr |
|
17. |
Hợp đồng | HĐ |
|
18. |
Công điện | CĐ |
|
19. |
Bản ghi nhớ | BGN |
|
20. |
Bản thỏa thuận | BTT |
|
21. |
Giấy ủy quyền | GUQ |
|
22. |
Giấy mời | GM |
|
23. |
Giấy giới thiệu | GGT |
|
24. |
Giấy nghỉ phép | GNP |
|
25. |
Phiếu gửi | PG |
|
26. |
Phiếu chuyển | PC |
|
27. |
Phiếu báo | PB |
Ví dụ: Quyết định 2401/QĐ-BGDĐT năm 2020, có QĐ là tên viết tắt của văn bản hành chính – Quyết định, BGDĐT là tên viết tắt của cơ quan ban hành văn bản hành chính – Bộ Giáo dục và Đào tạo.
Riêng đối với văn bản hành chính là công văn, ký hiệu bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc lĩnh vực được giải quyết.
Ví dụ: Công văn 4433/BYT-KCB năm 2020, có BYT là tên viết tắt của cơ quan ban hành văn bản hành chính – Bộ Y tế, KCB là tên viết tắt của đơn vị soạn thảo văn bản hành chính – Cục quản lý Khám chữa bệnh.
**Thể thức trình bày trên văn bản hành chính
– Số, ký hiệu của văn bản được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm (:); với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước.
– Ký hiệu của văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng.
– Giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-), không cách chữ.
**Vị trí ghi số, ký hiệu của văn bản hành chính:
(1).png)
Thanh Lợi
